pdf 워드 변환할 때 서식 덜 깨지는 방법
얼마 전 거래처에서 받은 PDF 계약서의 날짜 두 군데만 고쳐야 했습니다. 파일을 워드로 열었더니 글자는 바꿀 수 있었지만, 표 한 칸이 밀리고 다음 페이지의 제목 위치도 달라졌더군요. pdf 워드 변환은 버튼 몇 번이면 끝나지만, 수정한 파일을 다시 보내기 전에는 원본과 비교하는 시간이 꼭 필요합니다.
변환 전에 PDF가 글자인지 이미지인지 확인하기
먼저 PDF에서 문장 한 줄을 마우스로 드래그해 선택해 보세요. 글자 단위로 선택되고 복사도 된다면 텍스트가 들어 있는 PDF일 가능성이 큽니다. 이런 파일은 워드에서 열었을 때 문장을 편집하기 쉽습니다. 반면 페이지 전체가 한 장의 사진처럼 선택된다면 스캔본일 수 있습니다. 이때는 글자를 읽어 내는 문자 인식 과정이 필요합니다.
파일 모양도 함께 봅니다. 안내문처럼 문단 위주인지, 신청서처럼 칸과 선이 많은지에 따라 결과가 크게 달라집니다. 마이크로소프트도 글자가 대부분인 PDF에서 워드 변환이 잘 작동하며, 그림이나 복잡한 요소가 많으면 페이지가 이미지로 들어오거나 배치가 달라질 수 있다고 안내합니다. 원본 PDF를 복사해 두고 작업을 시작하면 비교하기도 편합니다.
워드가 있다면 PDF를 바로 열기
컴퓨터에 설치된 워드를 쓴다면 가장 간단한 방법입니다. 워드에서 ‘파일 → 열기 → 찾아보기’를 선택하고 PDF를 지정합니다. 편집 가능한 문서로 변환한다는 안내가 나오면 확인을 누르세요. 변환이 끝난 뒤 필요한 문장을 고치고 ‘다른 이름으로 저장’에서 워드 문서 형식인 DOCX로 저장하면 됩니다. 마이크로소프트 안내에 따르면 이 과정에서 원본 PDF는 그대로 남습니다.
여기서 파일 이름만 PDF에서 DOCX로 바꾸는 것은 변환이 아닙니다. 확장자를 바꿔도 내부 내용은 여전히 PDF라서 문서가 열리지 않거나 편집할 수 없습니다. 반드시 워드에서 PDF를 열어 변환한 다음 새 문서로 저장해야 합니다.
변환 직후에는 첫 페이지만 보지 말고 마지막 페이지까지 빠르게 넘겨보는 편이 좋습니다. 특히 표 안의 줄바꿈, 페이지 아래쪽의 각주, 머리글과 쪽번호를 확인하세요. 원본의 한 줄이 워드에서 두 줄이 되면 뒤쪽 페이지까지 밀릴 수 있습니다. 날짜 두 곳만 고치는 작업이라도 저장한 DOCX를 다시 열어 확인하면 예상치 못한 서식 변화를 찾기 쉽습니다.
워드가 없다면 구글 문서로 변환하기
무료 도구로 처리하려면 컴퓨터에서 PDF를 구글 드라이브에 올린 뒤 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 누릅니다. ‘연결 앱 → Google 문서’를 선택하면 편집 가능한 문서로 열 수 있습니다. 필요한 내용을 수정한 다음 ‘파일 → 다운로드 → Microsoft Word(.docx)’를 선택하면 워드 파일을 받을 수 있습니다. 메뉴 이름은 사용 중인 언어 설정에 따라 조금 다르게 표시될 수 있습니다.
스캔 PDF에서 글자를 꺼내야 할 때도 이 방법을 시도할 수 있습니다. 다만 문자 인식은 스캔 상태에 영향을 받습니다. 글자가 흐리거나 종이가 기울어져 있으면 오타가 생기기 쉽고, 표와 여러 단으로 나뉜 배치는 원래 모양을 유지하기 어렵습니다. 구글의 안내도 글꼴과 줄바꿈 등 일부는 남을 수 있지만 표, 목록, 단 구성은 제대로 인식되지 않을 수 있다고 설명합니다. 이런 파일은 완성된 양식보다는 편집할 글자 초안을 얻는 용도로 생각하는 편이 편합니다.
구글 드라이브에 올리면 파일이 온라인 저장 공간에 보관됩니다. 주민등록번호나 계좌 정보, 회사 내부 자료가 들어 있다면 업로드가 허용되는 문서인지 먼저 확인하세요. 이런 경우에는 설치된 워드처럼 컴퓨터에서 처리할 수 있는 방법을 우선 고르는 게 무난합니다.
서식이 깨졌을 때 먼저 손볼 곳
변환한 문서가 어긋났다면 글꼴부터 확인합니다. 원본에 쓰인 글꼴이 컴퓨터에 없으면 비슷한 글꼴로 바뀌면서 한 줄의 길이가 달라질 수 있습니다. 다음으로 표의 열 너비와 셀 안쪽 여백을 살펴보세요. 신청서에서 이름 칸 하나가 좁아진 경우에는 글자 크기를 무작정 줄이기보다 칸 너비를 조정하는 편이 읽기 좋습니다.
페이지 수가 달라졌다면 여백, 줄 간격, 문단 앞뒤 간격을 차례로 확인합니다. 예를 들어 원본이 3쪽인데 변환본이 4쪽이 됐다면 한 문단의 줄바꿈이 뒤쪽 내용까지 밀었을 수 있습니다. 원본 PDF와 워드 파일을 나란히 띄워 제목 위치와 표의 시작점을 비교하면 어디서 틀어졌는지 빨리 보입니다.
표와 도장이 많은 양식을 원본과 똑같이 유지해야 한다면 변환 후 손보는 시간이 길어질 수 있습니다. 편집할 내용이 몇 글자뿐이라면 원본 문서 파일을 요청하는 편이 오히려 빠를 때도 있습니다. 저는 변환을 시작하기 전에 ‘글자만 고치면 되는지, 출력 모양까지 같아야 하는지’부터 확인합니다. 그 한 번의 판단이 뒤에서 고칠 일을 꽤 줄여줍니다.
