챗지피티로 PDF와 엑셀 파일 정리하는 방법

얼마 전 행사 신청서 PDF와 참가자 명단을 한꺼번에 받았는데, 파일마다 필요한 정보가 흩어져 있어 확인하는 데 시간이 꽤 걸렸습니다. 이런 작업은 챗지피티에 파일을 맡기고 원하는 결과의 모양을 먼저 알려주면 훨씬 수월해집니다. 다만 읽어 낸 숫자와 이름은 원본과 대조해야 합니다. 제가 파일을 다룰 때 쓰는 순서를 그대로 적어볼게요.

파일을 올리기 전에 결과부터 정하기

챗지피티는 PDF, 문서, 스프레드시트 같은 파일을 받아 내용을 요약하거나 비교할 수 있습니다. 시작할 때는 ‘이 파일을 분석해 줘’보다 ‘참가자 이름, 신청 날짜, 입금 여부를 표로 만들어 줘’처럼 필요한 열을 적는 편이 좋습니다. 열 순서를 정해 두면 결과를 다른 문서에 옮길 때 손볼 곳도 줄어듭니다.

파일이 여러 개라면 이름도 구분하기 쉽게 바꿔 둡니다. ‘최종.pdf’, ‘최종2.pdf’ 대신 ‘신청서_1월.pdf’, ‘입금내역_1월.xlsx’라고 해 두면 대화 중 어느 파일을 가리키는지 덜 헷갈립니다. 원본은 따로 보관하고 사본으로 작업하는 습관도 유용합니다. 나중에 누락된 항목을 찾을 때 처음 받은 파일을 다시 확인할 수 있으니까요.

업로드 전에는 주민등록번호, 계좌번호, 연락처처럼 작업에 필요 없는 정보를 지웁니다. 이름만 필요하다면 주소와 전화번호가 들어 있는 열은 아예 빼고 올리는 식입니다. 회사 자료라면 내부 규정도 먼저 확인해야 합니다. 파일을 편하게 다루는 것과 민감한 정보를 맡기는 것은 별개의 문제입니다.

긴 PDF에서 필요한 내용만 뽑기

20쪽짜리 안내문에서 제출 서류만 찾는다면 전체 요약을 요청할 필요가 없습니다. ‘제출 서류, 제출 기한, 제출 방법을 각각 표로 만들고 근거가 나온 쪽수를 적어 줘. 문서에 없으면 없음이라고 표시해 줘’라고 입력합니다. 이렇게 하면 답을 읽는 데 드는 시간도 줄고, 원문을 확인할 지점도 바로 보입니다.

저는 먼저 세 항목만 뽑은 뒤, 빠진 조건이 없는지 한 번 더 묻습니다. 예를 들어 ‘온라인 제출과 방문 제출의 준비물이 다른지 확인해 줘’라고 이어서 요청하는 식입니다. 표에서 그럴듯해 보이는 내용이라도 페이지를 열어 문장을 직접 읽습니다. 특히 날짜, 금액, 예외 조건은 한 글자 차이로 의미가 달라질 수 있습니다.

스캔한 PDF는 상태에 따라 글자를 제대로 읽지 못할 수 있습니다. 페이지가 기울었거나 글자가 흐리면 숫자 1과 영문 I 같은 문자가 뒤섞이기도 합니다. 이런 파일은 먼저 기본 PDF 뷰어에서 텍스트를 드래그해 복사할 수 있는지 확인합니다. 복사가 안 되거나 추출 결과가 이상하다면 선명한 원본을 다시 받거나 필요한 부분을 직접 대조하는 편이 안전합니다.

엑셀과 CSV는 계산 기준까지 적기

명단이나 지출 내역은 기준을 말하지 않으면 원하는 숫자가 나오기 어렵습니다. 예를 들어 ‘입금 완료 행만 세고, 취소 행은 제외해 줘. 같은 이메일이 두 번 나오면 중복 후보로 따로 보여 줘’라고 요청합니다. 중복을 바로 삭제하라고 하기보다 후보를 먼저 보는 게 낫습니다. 동명이인이나 가족이 같은 연락처를 쓴 경우도 있기 때문입니다.

금액을 합칠 때는 빈칸과 글자로 적힌 금액도 확인합니다. ‘금액 열에서 숫자로 읽히지 않는 셀을 목록으로 보여 주고, 합계에서 제외한 행 수를 알려 줘’라고 하면 계산에서 무엇이 빠졌는지 확인하기 쉽습니다. 100건 중 3건이 제외됐다면 합계만 받는 것보다 훨씬 안심이 됩니다.

CSV 파일의 한글이 깨지면 챗지피티에 같은 파일을 반복해서 올리기 전에 원본을 스프레드시트 프로그램으로 열어 보세요. 열 구분이 어긋났는지, 인코딩 때문에 글자가 깨졌는지부터 확인해야 합니다. 원본에서 이미 깨진 글자는 분석 결과도 그대로 흔들립니다. 파일을 다시 저장할 때는 미리보기에서 한글과 열 위치가 정상인지 보고 진행합니다.

결과를 새 파일로 받아야 한다면 시트 이름과 열 순서까지 지정합니다. ‘검토용 시트에는 원본 행 번호, 이름, 상태, 확인 필요 사유를 넣어 줘’처럼 쓰면 이후 수정이 편합니다. OpenAI의 파일 작업 안내에서도 결과 파일은 미리 열어 내용을 확인하도록 권합니다. 저는 총행 수, 열 제목, 첫 행과 마지막 행을 먼저 확인합니다.

반복할 일은 요청 문장 하나로 줄이기

매달 비슷한 파일을 받는다면 잘 먹혔던 요청을 메모장에 남겨 둡니다. 제가 쓰는 기본 문장은 이렇습니다. ‘첨부 파일에서 필요한 항목만 추출해 표로 만들어 줘. 추측한 값은 채우지 말고 확인 필요로 표시해 줘. 원본의 행 번호나 쪽수를 함께 적고, 누락·중복 후보를 별도 목록으로 보여 줘.’ 파일마다 필요한 항목만 바꾸면 됩니다.

챗지피티가 만든 표를 그대로 배포하기 전에는 간단한 표본 검사를 합니다. 무작위로 5행을 골라 원본과 비교하고, 금액의 최댓값과 최솟값도 확인합니다. 오류가 보이면 ‘3번 행의 날짜가 원본과 다르니 날짜 열 전체를 다시 확인해 줘’처럼 범위를 좁혀 재검토를 요청합니다. 수정된 파일을 받았다면 다시 열어 같은 부분을 확인합니다.

PDF에서 조건을 찾고, 명단에서 빠진 값을 표시하고, 검토용 표를 만드는 일까지는 챗지피티가 꽤 든든한 보조자가 됩니다. 결국 시간을 아끼는 지점은 버튼을 빨리 누르는 데 있지 않더군요. 필요한 열과 확인 기준을 먼저 정해 두면, 사람은 정말 판단이 필요한 항목에 집중할 수 있습니다.