일정관리 앱 비교로 내게 맞는 도구 고르는 방법
파일 마감일을 달력에 적어 뒀는데도 작업을 놓친 적이 있다. 날짜는 보였지만, 그날 무엇을 해야 하는지는 따로 적지 않았기 때문이다. 일정관리 앱 비교를 할 때 화면이 예쁜지보다 먼저 볼 것은 ‘약속’과 ‘할 일’을 어떻게 다루는가다. 둘은 비슷해 보여도 쓰는 방식이 꽤 다르다.
앱을 고르기 전에 일정 두 종류부터 나누기
오후 2시 화상회의처럼 시간이 정해진 것은 약속이다. 반면 금요일까지 계약서 PDF를 보내는 일은 마감이 있는 할 일이다. 회의는 시간대를 차지하지만, 계약서 작업은 시작할 시간을 직접 잡지 않으면 하루 종일 뒤로 밀리기 쉽다.
먼저 최근 일주일의 항목을 10개만 적어 보자. 회의·진료·수업이 많다면 달력 중심 앱이 편하다. 제출·구매·확인처럼 완료 표시가 필요한 항목이 많다면 할 일 앱이 잘 맞는다. 프로젝트 자료와 진행 상태까지 함께 봐야 한다면 데이터베이스형 도구를 고려할 만하다. 이 구분만 해도 앱을 여러 개 설치했다 지우는 시간을 줄일 수 있다.
구글 캘린더와 아웃룩은 약속 관리에 편하다
구글 캘린더는 날짜 칸을 눌러 일정을 만들고, 반복 일정과 알림을 설정하는 흐름이 단순하다. 캘린더 안에서 날짜가 있는 할 일도 만들고 볼 수 있다. 예를 들어 ‘매주 월요일 10시 팀 회의’는 일정으로, ‘수요일까지 회의록 보내기’는 할 일로 넣으면 한 화면에서 확인하기 쉽다. 가족이나 동료와 캘린더를 공유할 때는 상대에게 공개되는 범위를 먼저 확인하는 게 좋다.
아웃룩을 이미 메일에 쓰고 있다면 아웃룩 일정과 마이크로소프트 To Do의 조합이 자연스럽다. 아웃룩의 ‘나의 하루’에서는 다가오는 일정과 할 일을 함께 확인할 수 있다. 메일로 받은 요청을 처리해야 하는 직장인이라면 앱을 새로 익히는 부담이 적다. 다만 회사 계정은 조직의 공유 설정이나 사용 권한에 따라 보이는 메뉴가 다를 수 있으니, 개인 계정 화면과 똑같을 것이라고 생각하지 않는 편이 안전하다.
두 앱 중에서는 주변 사람과 실제로 주고받는 초대가 어느 쪽에 쌓이는지 보자. 회의 초대가 아웃룩에 오는데 개인 약속만 구글 캘린더에 있다면, 당장 모든 일정을 옮기기보다 자주 확인하는 달력 하나를 먼저 정하는 편이 덜 헷갈린다.
할 일이 많다면 투두이스트가 눈에 들어온다
투두이스트는 ‘견적서 보내기’, ‘영수증 모으기’처럼 완료 여부가 중요한 일을 목록으로 쌓기에 좋다. 오늘 할 일과 앞으로 할 일을 나눠 보기 쉬워서, 시간표보다 체크 목록이 필요한 사람에게 맞는다. 구글 또는 아웃룩 캘린더를 연결해 일정과 할 일을 함께 볼 수도 있다.
여기서 무료 기능을 확인해야 한다. 투두이스트의 기본 무료 요금제에서도 캘린더 연결은 가능하지만, 할 일을 주간·월간 달력 칸에 배치하는 캘린더 레이아웃은 유료 요금제 기능이다. ‘캘린더와 연결된다’는 설명만 보고 무료로 달력 화면까지 쓸 수 있다고 기대하면 막히는 지점이다. 처음에는 무료 목록 화면에서 일주일만 써 보고, 정말 시간 블록 배치가 필요한지 판단해도 늦지 않다.
노션 캘린더는 프로젝트 자료와 날짜를 함께 볼 때 유용하다
원고 발행일, 담당자, 진행 상태, 관련 파일을 한데 관리한다면 노션의 데이터베이스 달력 보기가 편하다. 날짜 속성이 있는 항목을 달력에 놓고, 항목을 열어 세부 자료까지 확인할 수 있다. 노션 캘린더 앱에는 날짜가 지정된 노션 데이터베이스 항목을 불러와 다른 일정과 나란히 볼 수도 있다.
다만 이름이 비슷한 화면을 구분해야 한다. 노션 페이지 안의 ‘달력 보기’는 데이터베이스를 날짜별로 보여 주는 방식이고, ‘노션 캘린더’는 외부 일정 계정과 노션 항목을 함께 보는 별도 앱이다. 노션 데이터베이스 항목이 연결한 외부 달력에도 그대로 복사되는 것은 아니다. 자료 관리가 목적이라면 먼저 노션 데이터베이스에 날짜 속성을 만들고, 일정까지 한 화면에서 보고 싶을 때 노션 캘린더를 붙이는 순서가 편하다.
일주일만 같은 기준으로 써보면 선택이 빨라진다
앱마다 예시 일정을 다르게 넣으면 비교가 어렵다. 같은 항목 3개를 넣어 보자. ‘화요일 2시 회의’, ‘목요일까지 문서 제출’, ‘매월 1일 백업 확인’이면 충분하다. 입력에 걸리는 시간, 알림을 알아채기 쉬운지, 완료한 일을 다시 찾기 쉬운지만 본다. 휴대전화와 컴퓨터에서 각각 한 번씩 확인하면 실제 사용감도 드러난다.
일정이 중심이면 구글 캘린더나 아웃룩에서 시작하고, 완료할 일이 계속 쌓이면 투두이스트를 곁들이는 방식이 무난하다. 자료와 진행 상태까지 엮여 있다면 노션이 빛난다. 내 경우에도 앱의 기능 수보다 매일 열게 되는 화면이 더 중요했다. 결국 꾸준히 입력하고 다시 확인할 수 있는 도구가 가장 쓸 만하다.
