리브레오피스로 문서 변환하고 PDF 저장하는 방법

얼마 전 거래처에서 받은 워드 파일을 고쳐서 PDF로 보내야 했는데, 문서 프로그램이 설치되지 않은 컴퓨터를 쓰고 있었습니다. 그럴 때 리브레오피스가 꽤 든든합니다. 파일을 열어 내용을 수정하고, 상대가 원하는 형식으로 다시 저장하는 작업을 한곳에서 처리할 수 있거든요. 다만 저장 버튼만 누르면 끝이라고 생각했다가 글꼴이나 페이지 배치가 달라져 당황하는 일도 있습니다.

먼저 파일 형식과 작업 목적부터 확인하기

리브레오피스에는 글 문서를 다루는 라이터, 표를 다루는 캘크, 발표 자료를 다루는 임프레스가 있습니다. 워드 문서는 라이터, 엑셀 파일은 캘크, 파워포인트 파일은 임프레스에서 열립니다. 파일을 더 편집해야 한다면 원래 형식으로 저장하고, 읽거나 인쇄할 용도라면 PDF로 내보내는 식으로 목적을 먼저 정하면 덜 헷갈립니다.

예를 들어 이력서 양식을 받아 이름과 경력을 채운 뒤 제출한다면, 수정 가능한 문서 파일과 제출용 PDF를 각각 하나씩 보관하는 편이 좋습니다. PDF만 남기면 나중에 한 줄을 고칠 때 다시 손이 많이 갑니다. 반대로 편집 파일만 보내면 받는 사람의 프로그램이나 글꼴 환경에 따라 화면이 달라질 수 있습니다.

워드나 엑셀 파일을 열고 다시 저장하는 순서

리브레오피스를 실행해 파일 메뉴의 열기에서 문서를 선택합니다. 파일이 열리면 곧바로 수정하지 말고 첫 페이지와 마지막 페이지를 먼저 확인합니다. 표가 여러 개라면 셀 안의 줄바꿈, 머리글, 페이지가 넘어가는 위치도 봅니다. 원본이 중요한 문서라면 이 단계에서 다른 이름으로 저장해 작업용 사본을 만들어 두는 게 편합니다.

• 워드 문서는 라이터에서 내용을 고친 뒤 파일 메뉴의 다른 이름으로 저장을 선택합니다.
• 파일 형식에서 워드 문서가 필요하면 DOCX를, 리브레오피스에서 계속 작업할 문서라면 ODT를 고릅니다.
• 엑셀 파일은 캘크에서 열어 수식 결과와 표 모양을 확인한 뒤 필요에 따라 XLSX 또는 ODS로 저장합니다.

리브레오피스 공식 도움말도 마이크로소프트 오피스 형식의 파일을 열고 저장하는 절차를 안내합니다. 그렇지만 복잡한 서식이나 특수 기능이 들어간 파일은 저장 후 다시 열어 보는 편이 안전합니다. 저는 견적서처럼 숫자가 중요한 문서는 합계 셀 몇 개를 원본과 대조하고, 글 문서는 제목과 표가 있는 페이지를 확인합니다. 파일 이름에 ‘수정본’만 계속 붙이기보다 날짜나 용도를 넣으면 제출할 파일을 고르기도 쉽습니다.

PDF로 내보낼 때 페이지와 용량 확인하기

PDF가 필요할 때는 파일 메뉴에서 PDF로 내보내기를 선택합니다. 설정 창에서 전체 페이지를 내보낼지, 지정한 페이지만 내보낼지 고를 수 있습니다. 12쪽 문서 중 서명 페이지인 11~12쪽만 요청받았다면 전체 문서를 보낼 필요가 없습니다. 먼저 미리 보기에서 페이지 번호를 확인하고 필요한 범위를 입력하면 됩니다.

도구 모음의 PDF 바로 내보내기는 빠르지만 페이지 범위나 이미지 압축 같은 옵션을 고르는 단계가 없습니다. 사진이 많은 안내문이나 파일 크기 제한이 있는 제출 문서라면 설정 창을 거치는 쪽이 낫습니다. 압축 수치를 무조건 낮추기보다 PDF를 실제 크기로 열어 글자와 이미지가 읽히는지 확인하세요. 특히 스캔 이미지 안의 작은 글씨는 용량을 줄인 뒤 흐려지기 쉽습니다.

캘크에서 만든 표를 PDF로 바꿀 때는 내보내기 전에 페이지 미리 보기도 살펴야 합니다. 화면에서는 한 장처럼 보이던 표가 인쇄 페이지에서는 옆으로 잘려 여러 장이 될 수 있습니다. 열 너비, 용지 방향, 페이지 배치를 먼저 손보고 PDF를 만들면 다시 작업할 일이 줄어듭니다.

서식이 어긋났을 때 먼저 볼 곳

파일을 열었는데 제목이 다음 줄로 밀리거나 표 높이가 달라졌다면 글꼴부터 확인합니다. 원본에서 사용한 글꼴이 컴퓨터에 없으면 다른 글꼴로 표시되면서 줄 길이와 페이지 수가 바뀔 수 있습니다. 제출 규정에 지정 글꼴이 있다면 그 글꼴을 사용할 수 있는 환경에서 확인하고, 없다면 문서 전체에 일관된 글꼴을 적용해 페이지를 다시 점검합니다.

문제 구간을 찾을 때는 첫 장부터 끝까지 막연히 훑기보다 표, 그림, 머리글과 바닥글이 있는 페이지를 먼저 봅니다. 수정한 뒤에는 편집 파일을 저장하고 PDF를 새로 내보내야 합니다. 예전에 만든 PDF를 그대로 첨부하는 실수는 의외로 흔합니다. 파일을 열어 고친 문장 하나가 반영됐는지 확인하면 이런 실수를 피할 수 있습니다.

리브레오피스는 무료 도구 하나로 문서 수정과 형식 변환을 이어서 처리하기 좋습니다. 제 작업 폴더에는 늘 편집용 원본과 발송용 PDF가 나란히 있습니다. 파일을 두 번 확인하는 데 몇 분 더 쓰더라도, 상대에게 잘린 표나 오래된 문서를 보내고 다시 설명하는 시간보다는 훨씬 짧았습니다.