hwp pdf 변환할 때 서식 안 깨지게 저장하는 방법
얼마 전 신청서 한 장을 PDF로 보내려는데, 저장한 뒤 열어 보니 표의 마지막 줄이 다음 쪽으로 밀려 있었습니다. hwp pdf 변환은 버튼 몇 번이면 끝나지만, 제출할 파일이라면 저장 후 화면까지 확인해야 마음이 놓이더군요. 제가 파일을 보낼 때 쓰는 순서대로 적어볼게요.
한글 프로그램이 있으면 PDF로 바로 저장
가장 간단한 방법은 원본 HWP 파일을 한글에서 여는 겁니다. 먼저 문서를 끝까지 넘겨 보며 글자가 잘리거나 빈 쪽이 생기지 않았는지 확인합니다. 특히 표가 많은 문서는 마지막 행과 다음 쪽 첫 행을 눈여겨보세요. 원본 화면부터 어긋나 있다면 PDF로 저장해도 그대로 남습니다.
- 한글에서 HWP 파일을 열고 파일 → PDF로 저장하기를 누릅니다.
- 저장 위치와 파일 이름을 지정합니다. 원본과 헷갈리지 않도록 파일 이름 끝에 ‘제출용’처럼 용도를 붙이면 편합니다.
- 일부 페이지만 필요하면 저장 창의 저장 설정에서 범위를 확인한 뒤 저장합니다.
한컴오피스 도움말에서도 이 메뉴를 PDF 저장 방법으로 안내합니다. 저장 설정에서는 전체 문서나 현재 쪽 등 범위를 고르고 그림 품질도 조절할 수 있습니다. 예를 들어 12쪽짜리 안내문에서 서명란이 있는 마지막 2쪽만 보내야 한다면, 범위를 지정했는지 저장 전에 한 번 더 확인하는 편이 안전합니다. 문서 전체를 보낼 때는 기본 범위가 맞는지도 살펴보세요.
한글이 설치되어 있지 않을 때
프로그램이 없는 컴퓨터에서는 한컴독스의 웹 문서 기능을 사용할 수 있습니다. 한컴독스는 HWP와 HWPX 문서를 웹에서 열어 편집할 수 있고, 무료 계정으로 웹오피스를 이용할 수 있다고 안내합니다. 다만 인터넷 연결과 로그인이 필요합니다.
- 한컴독스에 로그인해 HWP 파일을 올립니다.
- 올린 문서를 웹 한글로 열고 첫 쪽과 마지막 쪽, 표나 그림이 있는 쪽을 확인합니다.
- 웹 한글의 PDF 저장 또는 인쇄 메뉴를 확인해 PDF로 받습니다. 메뉴 이름과 위치는 사용하는 화면에 따라 다를 수 있습니다.
- 받은 PDF를 다시 열어 원본과 쪽수, 줄바꿈, 표 위치를 비교합니다.
여기서 한 가지는 분명히 구분해야 합니다. HWP 파일을 저장소에서 그냥 ‘다운로드’하면 원래 형식으로 내려받을 수 있습니다. 파일 이름의 확장자만 PDF로 바꾸는 것도 변환이 아닙니다. 실제 PDF 파일이 만들어졌는지 파일을 열어 확인해야 합니다. 회사 문서나 개인정보가 담긴 파일이라면 온라인 서비스에 올려도 되는 문서인지 내부 기준부터 확인하는 게 좋습니다.
저장했는데 글꼴이나 표가 달라졌다면
PDF가 만들어졌다는 사실과 원본처럼 보인다는 사실은 별개입니다. 다른 컴퓨터에서 만든 HWP를 열면 사용한 글꼴이 내 컴퓨터에 없어 비슷한 글꼴로 바뀔 수 있습니다. 글자 폭이 조금만 달라져도 표 셀 안의 문장이 두 줄이 되고, 다음 쪽으로 내용이 밀립니다. 먼저 한글에서 원본을 열었을 때부터 달라졌는지 확인하세요. 이미 틀어져 있다면 PDF 설정을 바꾸기 전에 원본 글꼴을 확인하거나 작성자에게 PDF 파일을 요청하는 편이 빠릅니다.
한컴오피스 도움말에는 PDF에 포함할 수 있는 글꼴이 글꼴 제공업체의 허가에 따라 달라질 수 있고, 일부 OTF 글꼴은 대체되어 표시될 수 있다고 나옵니다. 따라서 저장 뒤에는 제목처럼 큰 글자뿐 아니라 표 안의 작은 글자도 확인해야 합니다. 표의 오른쪽 끝이 잘렸다면 글꼴만 보지 말고 원본의 용지 크기와 여백도 살펴보세요. 사용자 정의 용지 크기는 PDF에서 다르게 처리될 수 있습니다.
그림이 흐릿할 때는 PDF 저장 설정의 그림 품질을 확인합니다. 사진이 많은 문서를 이메일에 첨부하려고 품질을 낮췄다면 화면에서는 괜찮아도 인쇄하면 글자가 들어간 이미지가 흐려질 수 있습니다. 반대로 그림 품질을 높이면 파일 크기가 커질 수 있으니, 제출처의 용량 제한과 실제 읽기 편한 정도를 함께 보시면 됩니다.
보내기 전에는 PDF를 다시 열어 확인
저는 변환이 끝나면 원본 창을 잠시 닫고 PDF 파일만 따로 엽니다. 그래야 한글 화면을 보고 멀쩡하다고 착각하지 않거든요. 1쪽짜리 신청서라면 전체를 보고, 20쪽짜리 보고서라면 첫 쪽·목차·표가 많은 쪽·마지막 쪽을 먼저 확인합니다. 쪽수가 원본과 같은지도 바로 비교할 수 있습니다.
- 제목, 이름, 날짜처럼 빠지면 곤란한 글자가 보이는지 확인합니다.
- 표의 테두리와 마지막 행이 잘리지 않았는지 확인합니다.
- 복사할 수 있어야 하는 문서라면 PDF에서 문장 한 줄을 선택해 복사해 봅니다.
- 제출처가 파일 크기를 제한한다면 저장한 PDF의 용량을 확인합니다.
인쇄 메뉴에서 PDF로 저장하는 방법도 있지만, 한글의 PDF 저장 메뉴가 보인다면 그쪽에서 범위와 그림 품질을 확인하기가 편합니다. 변환 방법을 여러 개 외우는 것보다 내 문서에서 잘 나오는 방법 하나를 골라, 저장한 파일을 다시 여는 습관이 실제로는 시간을 더 아껴줍니다.
