PDF 압축하는 방법, 화질 덜 깨지고 용량 줄이는 순서
얼마 전 거래처에 제안서 PDF를 보내려다가 첨부 제한에 걸린 적이 있습니다. 파일은 28MB였고, 메일 첨부 한도는 25MB라서 딱 3MB 때문에 다시 손을 봐야 했습니다. 이런 경우 무작정 압축률을 높이면 글자는 버틸 수 있어도 이미지가 뭉개지고, 표 안의 작은 숫자가 흐려지는 일이 꽤 자주 생깁니다.
PDF 압축은 그냥 용량만 줄이는 작업처럼 보이지만, 실제로는 이미지 해상도, 삽입된 글꼴, 스캔 품질, 불필요한 메타데이터를 어느 정도 덜어낼지 정하는 작업에 가깝습니다. 그래서 먼저 파일 성격을 보고 방법을 고르는 게 좋습니다. 보고서인지, 스캔본인지, 이미지가 많은 포트폴리오인지에 따라 결과가 많이 달라집니다.
PDF 압축 전에 먼저 확인할 것
가장 먼저 볼 것은 현재 용량과 사용 목적입니다. 예를 들어 3MB짜리 주민등록등본 사본을 500KB로 줄이는 것과, 80MB짜리 제품 카탈로그를 10MB 이하로 줄이는 것은 접근이 다릅니다. 전자는 글자 선명도가 중요하고, 후자는 이미지 품질과 용량 사이에서 타협해야 합니다.
파일을 열었을 때 사진이 많다면 용량의 대부분은 이미지입니다. 반대로 텍스트 위주의 계약서인데도 20MB가 넘는다면 스캔 이미지로 만들어졌거나, 고해상도 도장이 여러 장 들어갔을 가능성이 큽니다. 이때는 PDF 압축 도구만 쓰는 것보다 스캔 해상도나 이미지 크기부터 낮추는 쪽이 더 깔끔합니다.
- 메일 첨부용: 보통 10MB 이하가 편합니다.
- 온라인 제출용: 기관에서 요구하는 1MB, 3MB, 5MB 기준을 먼저 확인합니다.
- 인쇄용: 너무 세게 압축하면 사진과 작은 글자가 거칠어질 수 있습니다.
- 보관용: 원본 PDF를 따로 남겨두는 게 안전합니다.
무료 도구로 빠르게 줄이는 방법
가장 쉬운 방법은 브라우저에서 PDF 압축 기능을 제공하는 무료 서비스를 쓰는 것입니다. 파일을 올리고 압축 강도를 고른 뒤 내려받는 방식이라 설치가 필요 없습니다. 급하게 메일 첨부 용량만 맞춰야 할 때는 이 방식이 빠릅니다.
다만 민감한 계약서, 신분증 사본, 급여 자료, 병원 서류처럼 개인정보가 들어간 파일은 온라인 업로드 방식이 찝찝할 수 있습니다. 그런 파일은 PC 안에서 처리되는 기본 앱이나 설치형 프로그램을 쓰는 쪽이 낫습니다. 무료가 편해도 파일 성격에 따라 선택을 나누는 게 현실적입니다.
온라인 압축을 쓸 때 순서
- 원본 파일을 복사해서 작업용 파일을 하나 만듭니다.
- 압축 강도는 처음부터 최고 단계로 두지 말고 중간 단계부터 시도합니다.
- 압축 후 첫 페이지, 표가 있는 페이지, 사진이 많은 페이지를 각각 확인합니다.
- 글자가 흐리면 한 단계 낮은 압축으로 다시 만듭니다.
실제로 18MB짜리 이미지 많은 PDF를 중간 압축으로 돌리면 6~9MB 정도까지 줄어드는 경우가 많습니다. 최고 압축을 걸면 3MB 이하로 내려가기도 하지만, 제품 사진의 질감이나 작은 캡션이 뭉개질 수 있습니다. 제출만 통과하면 되는 문서와 누군가가 꼼꼼히 읽을 문서는 기준을 다르게 잡아야 합니다.
PC 기본 기능으로 압축하는 방법
맥을 쓴다면 미리보기 앱에서 PDF를 열고 내보내기 기능을 이용해 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 필터에서 파일 크기 줄이기 옵션을 선택하면 새 PDF가 만들어집니다. 간단하지만 압축 강도를 세밀하게 조절하기는 어렵습니다. 그래서 결과물이 너무 흐리면 다른 도구를 쓰는 게 낫습니다.
윈도우에서는 기본 기능만으로 압축 옵션이 눈에 잘 보이지 않는 경우가 많습니다. 대신 PDF를 다시 인쇄하듯 저장하는 방식으로 용량이 줄어들 때가 있습니다. 예를 들어 PDF 뷰어에서 인쇄를 누른 뒤 PDF로 저장을 선택하면, 내부 구조가 다시 만들어지면서 불필요한 데이터가 빠지는 식입니다. 파일에 따라 효과가 거의 없을 수도 있지만, 설치 없이 한번 시도해볼 만합니다.
문서가 스캔본이라면 스캔 단계에서 해상도를 낮추는 게 가장 강력합니다. 일반 문서 제출용은 200dpi 정도면 충분한 경우가 많고, 사진이나 도면이 중요하면 300dpi를 유지하는 편이 낫습니다. 600dpi로 스캔한 10장짜리 PDF가 50MB를 넘었다면, 200~300dpi로 다시 스캔하는 것만으로도 용량이 크게 줄어듭니다.
화질 손상 줄이는 실전 기준
PDF 압축에서 자주 생기는 실수는 숫자만 보는 것입니다. 20MB가 2MB로 줄었다고 무조건 성공은 아닙니다. 제출 화면에서는 통과해도, 막상 받는 사람이 확대해서 보면 표의 숫자 8과 3이 헷갈리거나 서명 이미지가 지저분해 보일 수 있습니다.
저는 보통 세 군데를 확인합니다. 첫째, 본문 글자를 125%나 150%로 확대했을 때 선명한지 봅니다. 둘째, 표나 캡션처럼 작은 글자가 있는 페이지를 봅니다. 셋째, 사진이 중요한 문서라면 인물 얼굴이나 제품 모서리가 심하게 깨졌는지 확인합니다. 이 세 군데가 괜찮으면 대부분 실사용에 무리가 없습니다.
- 텍스트 문서: 압축률을 조금 높여도 비교적 잘 버팁니다.
- 스캔 문서: 글자 번짐이 생기기 쉬워 중간 압축이 안정적입니다.
- 사진 중심 PDF: 용량은 많이 줄지만 품질 손상이 바로 보입니다.
- 도면, 악보, 세밀한 표: 최고 압축은 피하는 편이 안전합니다.
또 하나는 흑백 변환입니다. 컬러가 필요 없는 신청서나 서명 문서는 흑백 또는 회색조로 바꾸면 용량이 확 줄어듭니다. 컬러 스캔 12MB 파일이 회색조 변환 후 2~4MB로 내려가는 경우도 있습니다. 단, 도장 색이나 표시 색이 의미를 가지는 문서라면 컬러를 유지해야 합니다.
용량이 계속 안 줄 때 쓰는 방법
압축을 여러 번 했는데도 용량이 그대로라면 PDF 안에 이미 압축된 이미지가 들어 있거나, 글꼴과 객체 구조가 복잡할 수 있습니다. 이럴 때는 페이지를 나누는 방법이 현실적입니다. 제출처가 여러 파일 업로드를 허용한다면 30페이지 문서를 10페이지씩 나눠 올리는 게 더 깔끔할 때가 있습니다.
이미지로 만든 PDF라면 각 페이지를 이미지로 내보낸 뒤 크기를 줄이고 다시 PDF로 묶는 방법도 있습니다. 손은 조금 가지만 효과는 확실합니다. 예를 들어 가로 4000픽셀짜리 스캔 이미지를 1800~2200픽셀 정도로 줄이면 화면 확인용 문서로는 충분하면서 용량이 크게 내려갑니다.
반대로 중요한 계약서나 원본성이 필요한 문서는 너무 많이 손대지 않는 게 좋습니다. 압축 과정에서 책갈피, 주석, 입력 가능한 양식 필드가 사라지는 경우가 있습니다. 전자서명이 들어간 PDF도 다시 저장하면 검증 상태가 바뀔 수 있으니, 그런 파일은 압축본을 별도로 만들고 원본은 그대로 보관하는 편이 안전합니다.
PDF 압축은 빠르게 끝낼 수도 있지만, 좋은 결과는 보통 한 번 확인하는 습관에서 나옵니다. 용량 기준을 맞춘 뒤 글자와 표, 이미지가 읽을 만한지만 확인해도 실패가 크게 줄어듭니다. 개인적으로는 원본을 남겨두고 중간 압축부터 시도하는 방식이 가장 덜 번거롭고, 품질도 안정적이었습니다.
