구글 시트 함수 종류 업무별로 골라 쓰는 방법
얼마 전 신청자 명단을 받아 숫자를 세고, 납부 금액을 더하고, 다른 표에서 연락처까지 찾아야 했다. 수작업으로 처리할 수도 있지만 행이 늘어날수록 다시 확인하는 시간이 더 길어진다. 이럴 때 구글 시트 함수 종류를 전부 외우기보다 지금 필요한 작업에 맞춰 몇 개만 고르면 훨씬 편하다.
예시로 A열에는 이름, B열에는 신청 상태, C열에는 납부 금액, D열에는 신청일이 있다고 가정하자. 1행은 제목이고 실제 데이터는 2행부터 시작한다. 아래 수식의 범위와 글자만 자신의 표에 맞게 바꾸면 된다.
숫자를 세고 더할 때 쓰는 함수
납부 금액의 전체 합계는 =SUM(C2:C100)으로 구한다. 숫자가 들어 있는 셀만 몇 개인지 알고 싶다면 =COUNT(C2:C100), 이름이 입력된 칸의 개수를 세려면 =COUNTA(A2:A100)을 쓴다. COUNT와 COUNTA의 차이는 자주 헷갈린다. 이름처럼 글자가 들어 있는 열을 COUNT로 세면 기대한 숫자가 나오지 않는다.
상태가 ‘완료’인 사람만 세려면 =COUNTIF(B2:B100,"완료")다. 완료된 사람의 납부 금액만 더할 때는 =SUMIF(B2:B100,"완료",C2:C100)을 쓴다. 조건을 검사할 열이 먼저, 더할 금액 열이 마지막이라는 순서만 기억하면 된다. 예를 들어 완료 18명 중 실제 금액이 입력된 행이 16개라면 COUNTIF 결과와 금액 집계 결과가 다른 이유도 금방 찾을 수 있다.
조건이 둘 이상이면 COUNTIFS와 SUMIFS가 편하다. =COUNTIFS(B2:B100,"완료",C2:C100,">=10000")은 상태가 완료이고 납부 금액이 1만 원 이상인 행을 센다. =SUMIFS(C2:C100,B2:B100,"완료",D2:D100,">="&DATE(2026,11,1))은 2026년 11월 1일 이후 신청한 완료 건의 납부 금액을 더한다. SUMIFS는 합계를 낼 범위를 맨 앞에 둔다는 점이 SUMIF와 다르다.
상태를 표시하고 다른 표에서 값을 찾을 때
금액이 기준에 도달했는지 표시하려면 =IF(C2>=10000,"확인","대기")를 E2에 넣고 아래로 복사한다. 기준 금액을 나중에 바꿀 예정이라면 10000을 직접 쓰는 대신 별도 셀에 적고 =IF(C2>=$H$1,"확인","대기")처럼 참조하는 편이 좋다. 달러 기호를 붙이면 수식을 아래로 복사해도 H1 참조가 움직이지 않는다.
명단 표의 이메일이 다른 시트에 있다면 XLOOKUP이 유용하다. 예를 들어 ‘연락처’ 시트의 A열에 이름, B열에 이메일이 있다면 =XLOOKUP(A2,'연락처'!A2:A100,'연락처'!B2:B100,"없음")으로 찾는다. 이름을 찾지 못했을 때는 ‘없음’이 표시된다. 다만 동명이인이 있으면 첫 번째로 일치하는 사람의 값이 나올 수 있으니, 실제 업무에서는 이름보다 고유한 신청번호를 검색 기준으로 삼는 편이 안전하다.
기존 표에서 VLOOKUP을 이미 쓰고 있다면 =VLOOKUP(A2,'연락처'!A2:B100,2,FALSE)도 가능하다. 검색할 값이 지정 범위의 첫 열에 있어야 하고, 2는 두 번째 열의 값을 가져온다는 뜻이다. 마지막 인수 FALSE는 정확히 일치하는 값을 찾도록 한다. 새 수식을 만들 때 검색 열과 결과 열을 따로 지정하고 싶다면 XLOOKUP 쪽이 읽기 쉽다.
중복을 빼고 필요한 행만 남길 때
신청 상태에 어떤 값이 쓰였는지 확인할 때는 =UNIQUE(B2:B100)이 빠르다. ‘완료’, ‘대기’, ‘취소’ 같은 값이 한 번씩만 나타난다. 결과가 비슷해 보이는데 두 줄로 나온다면 셀 앞뒤에 숨어 있는 공백을 의심해볼 만하다. 원본을 건드리기 전에 빈 영역에서 결과를 먼저 확인하는 습관이 편하다.
완료된 행만 따로 보고 싶으면 =FILTER(A2:D100,B2:B100="완료")를 쓴다. 결과가 여러 칸으로 펼쳐지므로 수식을 넣은 셀의 오른쪽과 아래쪽은 비워둬야 한다. 그중 납부 금액이 높은 순서가 필요하다면 =SORT(FILTER(A2:D100,B2:B100="완료"),3,FALSE)로 연결할 수 있다. 여기서 3은 추린 표의 세 번째 열인 납부 금액, FALSE는 내림차순을 뜻한다.
FILTER에 맞는 행이 하나도 없으면 오류가 보일 수 있다. 그때는 =IFERROR(FILTER(A2:D100,B2:B100="완료"),"해당 없음")처럼 감싸면 된다. 다만 IFERROR는 범위 지정 실수 같은 오류도 같은 문구로 가린다. 처음 수식을 만들 때는 FILTER만 먼저 실행해 결과를 확인한 뒤 붙이는 게 덜 헷갈린다.
수식이 막힐 때 먼저 확인할 것
함수가 예상대로 작동하지 않으면 함수 이름보다 데이터 상태를 먼저 본다. 숫자처럼 보이는 금액이 실제로는 글자로 저장돼 있거나, ‘완료 ’처럼 끝에 공백이 붙어 있으면 집계가 달라진다. 수식을 복사한 뒤 범위가 한 줄씩 밀렸는지도 확인한다. 특히 기준 셀은 $H$1처럼 고정해야 하는 경우가 많다.
처음부터 긴 수식 하나를 만들 필요는 없다. SUM으로 전체 금액을 확인하고, COUNTIF로 대상 행을 센 다음, SUMIF나 FILTER를 붙이면 어느 단계에서 값이 달라졌는지 보인다. 구글 시트 함수는 많이 아는 것보다 내 표에서 반복되는 일을 한 단계씩 줄이는 데 쓰는 편이 오래 간다.
