ai 엑셀 자동화 처음 시작하는 방법

얼마 전 주문 내역 파일 열두 개를 한 시트에 모아야 했습니다. 날짜 표기는 제각각이고 금액 칸에는 빈 셀도 있었죠. 이런 일을 할 때 제가 쓰는 ai 엑셀 자동화 방식은 단순합니다. AI에는 수식과 작업 순서를 묻고, 반복되는 파일 처리는 엑셀 기능에 맡깁니다.

먼저 한 행의 뜻을 분명히 적어둡니다

예를 들어 주문표의 열을 A 주문일, B 주문번호, C 상품명, D 수량, E 단가, F 판매금액으로 정해봅시다. 첫 행은 제목, 둘째 행부터는 주문 한 건씩 넣습니다. 주문번호가 같은 행이 두 개라면 실제 중복인지, 한 주문에 상품이 두 개 들어간 것인지도 미리 확인해야 합니다. 이 구분이 없으면 AI가 그럴듯한 답을 줘도 결과는 틀릴 수 있습니다.

원본은 복사해 두고 복사본에서 작업하는 편이 마음 편합니다. 날짜 칸에는 날짜만, 수량과 단가 칸에는 숫자만 넣어두면 뒤에서 합계와 필터를 확인하기도 쉽습니다. ‘금액’처럼 뜻이 넓은 제목보다 ‘판매금액’처럼 계산 기준이 드러나는 제목이 AI에 질문할 때도 유리합니다.

AI에는 셀 위치와 예외까지 함께 알려줍니다

막연히 ‘매출표 자동화해줘’라고 쓰면 설명은 길고 당장 붙여 넣을 수식은 빠지기 쉽습니다. 저는 이렇게 묻습니다. ‘엑셀에서 D열은 수량, E열은 단가입니다. F2에 판매금액을 계산하는 수식을 알려주세요. 수량이나 단가가 비어 있으면 F열도 빈칸으로 두고 싶습니다. 수식을 넣을 위치와 아래 행에 적용하는 방법도 설명해주세요.’

이 조건이라면 F2에 =IF(OR(D2="",E2=""),"",D2*E2) 같은 수식을 쓸 수 있습니다. D2가 3이고 E2가 12,000이면 F2는 36,000이어야 합니다. 수식을 받은 뒤에는 알고 있는 주문 두세 건으로 먼저 계산을 맞춰봅니다. 빈칸, 수량 0, 할인이나 환불처럼 평소와 다른 행도 확인하면 좋습니다. AI가 만든 수식은 초안이고, 실제 데이터에 맞는지는 이 짧은 확인 과정에서 결정됩니다.

한 열을 검증했다면 데이터 범위를 선택해 표로 만들 수 있습니다. 표에서는 새 행에 기존 수식이 이어지는 경우가 많아, 매번 F열 끝을 찾아 수식을 복사하는 수고가 줄어듭니다. 메뉴 이름과 동작은 엑셀 버전에 따라 조금씩 다를 수 있으니 새 행 하나를 넣어 직접 확인하세요.

매달 들어오는 파일은 파워 쿼리로 합칩니다

AI가 제안한 수식을 한 번 쓰는 것과 매달 같은 파일을 처리하는 것은 다른 문제입니다. 매월 같은 열 구조의 주문 파일이 쌓인다면 엑셀의 파워 쿼리가 더 편합니다. 파일들을 한 폴더에 모은 뒤 데이터 메뉴에서 ‘데이터 가져오기 → 파일에서 → 폴더에서’를 선택합니다. 파일 목록이 나오면 필요한 파일만 남기고 ‘결합 및 변환’을 진행합니다.

여기서 한 번만 점검할 부분이 있습니다. 지난달 파일의 ‘주문일’이 이번 달에는 ‘결제일’로 바뀌었거나, 폴더에 임시 파일이 섞여 있으면 합친 결과가 어긋날 수 있습니다. 열 이름과 행 수를 확인하고, 날짜가 텍스트로 들어온 파일은 형식을 바로잡습니다. 이후 같은 형식의 파일을 폴더에 추가했다면 새로 고침으로 결과를 갱신할 수 있습니다. 열 구성이 달라진 달에는 다시 확인해야 합니다.

AI에는 ‘파워 쿼리에서 월별 파일을 합친 뒤 주문번호가 빈 행을 제외하고, 주문일을 날짜 형식으로 바꾸는 순서를 알려줘’처럼 화면에서 할 작업을 묻는 편이 실용적입니다. 답변을 따라가다가 메뉴가 다르면 사용 중인 엑셀 화면의 메뉴 이름을 다시 알려주고 그 단계만 고쳐 달라고 하면 됩니다.

AI 기능이 없어도 시작할 수 있습니다

엑셀 안에 Copilot 버튼이 보인다면 표의 열 이름과 원하는 결과를 적어 도움을 받을 수 있습니다. 다만 사용 가능 여부는 구독, 계정, 조직 설정에 따라 다릅니다. 버튼이 없어도 앞의 수식과 파워 쿼리 작업은 별도로 시작할 수 있습니다. 이름과 상품 코드처럼 일정한 규칙의 글자를 나눌 때는 예시를 한두 개 입력한 뒤 ‘빠른 채우기’를 쓰는 방법도 있습니다. Windows에서는 Ctrl+E로 실행할 수 있습니다.

고객 이름, 전화번호, 거래 금액이 들어 있는 실제 파일을 AI 서비스에 통째로 올리기 전에는 회사 규정과 서비스의 데이터 처리 조건을 확인해야 합니다. 수식만 필요하다면 열 이름과 가상의 예시 행으로 질문해도 충분한 경우가 많습니다. 저는 먼저 작은 표에서 결과를 맞추고, 그다음 반복 작업을 연결합니다. 그렇게 해두면 다음 달에는 파일을 열자마자 어디부터 손봐야 할지 훨씬 빨리 보입니다.