엑셀 조건부서식 만드는법 처음부터 쉽게 적용하기

재고표에서 수량이 부족한 항목을 찾느라 숫자를 한 줄씩 훑은 적이 있습니다. 100줄쯤 되니 8과 80을 잘못 읽기도 하더군요. 그때 수량이 10개 미만인 셀만 자동으로 색칠하니 확인할 곳이 바로 보였습니다. 엑셀 조건부서식 만드는법은 먼저 어떤 값을 눈에 띄게 할지 정하고, 그 값이 들어 있는 범위를 정확히 선택하는 데서 시작합니다.

재고가 10개 미만인 셀에 색 넣기

예를 들어 A열에 상품명, B열에 재고 수량이 있고 데이터가 2행부터 101행까지 있다고 해볼게요. 수량만 강조하려면 B2:B101을 선택합니다. 제목이 있는 B1까지 포함하면 제목에도 규칙이 적용될 수 있으니 데이터 부분만 잡는 편이 편합니다.

• 상단의 홈 탭에서 조건부 서식을 누릅니다.
• 셀 강조 표시 규칙에서 ‘보다 작음’을 선택합니다.
• 기준값에 10을 입력하고 원하는 색을 고른 뒤 확인을 누릅니다.

이제 9는 색이 들어오고 10은 그대로 남습니다. 기준값을 바꾸면 표시도 함께 바뀌므로, 매번 셀을 손으로 칠할 필요가 없습니다. 색은 연한 채우기색 하나로 시작하는 게 좋습니다. 진한 색을 여러 개 쓰면 오히려 숫자가 읽히지 않더군요.

상태에 따라 행 전체를 강조하려면

실무에서는 숫자 한 칸보다 상품명과 담당자까지 한눈에 보고 싶을 때가 많습니다. A열부터 D열까지 상품명, 재고, 담당자, 상태가 들어 있고 D열의 ‘지연’ 항목을 행 전체에 표시하는 상황을 생각해보죠. 먼저 A2:D101을 선택한 다음 홈 → 조건부 서식 → 새 규칙으로 들어갑니다. ‘수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정’을 고르고

=$D2="지연"

여기서 달러 기호 위치가 중요합니다. $D는 어느 칸을 색칠하든 상태가 있는 D열을 보라는 뜻이고, 2는 다음 행으로 내려갈 때 3, 4처럼 바뀝니다. 그래서 D7이 ‘지연’이면 A7:D7에 같은 색이 들어갑니다. 수식의 행 번호는 선택 범위의 첫 행과 맞춰야 합니다. A2:D101을 선택했는데 수식을 $D3으로 시작하면 색이 한 행씩 어긋날 수 있습니다.

수량 기준으로 행 전체를 칠하려면 같은 범위에 =$B2<10을 쓰면 됩니다. 다만 빈 재고 칸까지 표시되는 게 싫다면 =AND(ISNUMBER($B2),$B2<10)으로 숫자가 입력된 행만 확인할 수 있습니다. 단순한 기준은 메뉴에서 고르고, 다른 열의 값을 보고 행 전체를 표시할 때 수식을 쓰면 이해하기 쉽습니다.

색이 예상과 다를 때 확인할 곳

규칙을 만들었는데 엉뚱한 행이 칠해진다면 먼저 적용 범위를 보세요. 홈 → 조건부 서식 → 규칙 관리에서 해당 규칙의 적용 대상을 확인할 수 있습니다. 새 데이터를 102행에 추가했는데 범위가 A2:D101로 끝나 있다면 새 행에는 색이 들어오지 않습니다. 이때 적용 범위를 늘려주면 됩니다.

• 행이 한 칸씩 밀리면 수식의 첫 행 번호와 적용 범위의 첫 행이 같은지 확인합니다.
• 숫자 조건이 먹히지 않으면 해당 값이 실제 숫자인지 확인합니다. 숫자처럼 보이는 텍스트는 비교 결과가 예상과 다를 수 있습니다.
• 색이 겹치면 규칙 관리에서 같은 범위에 걸린 다른 규칙과 그 순서를 살펴봅니다.

복사해 붙여 넣은 표에서 비슷한 규칙이 여러 개 생기기도 합니다. 마이크로소프트 지원 안내에도 규칙 관리자에서 적용 범위와 우선순위를 확인하는 방법이 나옵니다. 색을 직접 지웠는데 다시 나타난다면 수동 채우기색이 아니라 조건부서식 규칙이 남아 있을 가능성이 큽니다. 해당 규칙을 편집하거나 조건부 서식 메뉴의 규칙 지우기를 사용하면 됩니다.

표를 오래 쓸수록 규칙은 적게

조건부서식에는 데이터 막대나 색조 같은 선택지도 있습니다. 수치의 크기를 훑어볼 때는 편하지만, ‘10개 미만이면 발주’처럼 행동 기준이 분명한 표라면 한 가지 색이 더 빠릅니다. 저는 재고 부족은 연한 빨강, 처리 지연은 연한 노랑 정도로만 구분합니다. 같은 뜻에 여러 색을 붙이면 나중에 표를 넘겨받은 사람이 색의 의미부터 추측해야 하니까요.

처음에는 작은 범위에 규칙 하나를 만들고, 9·10·빈칸처럼 경계에 있는 값을 직접 넣어보면 실수를 빨리 찾을 수 있습니다. 그다음 실제 데이터 범위로 넓히면 됩니다. 조건부서식은 화려하게 꾸미는 기능보다, 지금 확인해야 할 셀을 조용히 앞에 꺼내주는 기능으로 쓸 때 가장 편했습니다.