이음오피스로 한글 파일 열고 PDF로 저장하는 방법
얼마 전 신청서 한 장을 고치려고 파일을 받았는데, 확장자가 HWPX였습니다. 이름과 날짜만 바꾸면 되는 일이었지만 파일을 열 프로그램부터 찾게 되더군요. 이런 문서 작업이 자주 생긴다면 이음오피스를 써볼 만합니다. 한글 파일을 열어 수정하고, 필요한 경우 PDF로 만드는 무료 데스크톱 프로그램입니다.
설치 전에 내 컴퓨터부터 확인하기
이음오피스는 컴퓨터에 설치해서 쓰는 프로그램입니다. 공식 안내 기준으로 윈도우 10·11의 64비트 환경, 애플 실리콘이 탑재된 맥, 64비트 리눅스를 지원합니다. 맥과 리눅스 버전은 베타로 안내하고 있으니 업무에 바로 쓰기 전에는 자주 다루는 파일을 몇 개 열어보는 편이 좋습니다.
설치 파일은 이음오피스의 공식 내려받기 메뉴에서 운영체제에 맞게 받으면 됩니다. 윈도우에서는 받은 설치 파일을 실행하고 설치 화면의 순서대로 진행합니다. 첫 실행 때 AI 연결 안내가 나오더라도 문서를 열고 편집하는 데 AI 연결이 꼭 필요한 것은 아닙니다. 우선 문서 편집부터 써보고, 반복 작업이 생겼을 때 연결해도 됩니다.
처음 접하는 프로그램에는 중요한 원본을 바로 맡기기보다 복사본을 하나 만들어 두는 습관이 편합니다. 특히 제출용 서식은 글꼴과 표 너비가 조금만 달라져도 인쇄 결과가 달라질 수 있습니다. 작업 파일 이름에 ‘수정본’을 붙여 두면 원본과 헷갈릴 일도 줄어듭니다.
HWP와 HWPX 파일 고치기
파일을 열었다면 먼저 전체 페이지를 훑어보세요. 신청서라면 제목, 표, 서명란의 위치를 확인하고 수정할 칸을 찾습니다. 이름이나 날짜처럼 필요한 부분만 고친 뒤 저장하면 됩니다. 이음오피스는 HWP를 HWP로, HWPX를 HWPX로 저장한다고 안내합니다. 상대방이 한글 파일을 요구했다면 받은 형식을 유지하는 것이 가장 간단합니다.
저장할 때 알아둘 점이 하나 있습니다. 공식 안내에 따르면 파일을 처음 덮어쓸 때 원본을 BAK 파일로 남깁니다. 그래도 원본과 수정본을 분리해 관리하고 싶다면 ‘다른 이름으로 저장’을 선택하세요. 이때 HWP와 HWPX 중 형식을 고를 수 있습니다. 형식이 바뀌면 상대방 프로그램에서 보이는 모습도 확인해야 하므로, 특별한 이유가 없다면 처음 받은 확장자를 유지하는 편이 무난합니다.
표가 많은 공문은 저장 직후 다시 열어보는 게 좋습니다. 셀 안의 줄바꿈, 페이지 끝에서 밀린 행, 머리말과 쪽번호처럼 눈에 잘 띄지 않는 부분을 확인합니다. 프로그램이 파일을 저장했다는 사실과 제출용 화면이 원하는 대로 보인다는 것은 별개의 문제입니다.
PDF로 제출할 때 확인할 것
수정을 끝낸 한글 문서는 이음오피스에서 PDF로 만들거나 바로 인쇄할 수 있습니다. 제출처가 PDF를 요구한다면 한글 파일을 고친 뒤 PDF를 만든 다음, 생성된 PDF를 다시 열어 최종 화면을 확인하세요. 신청서 한 장이라면 1분도 걸리지 않지만, 서명란이 다음 페이지로 넘어가거나 표의 마지막 줄이 잘리는 실수를 여기서 잡을 수 있습니다.
파일을 보내기 전에는 세 가지만 보면 됩니다. 첫째, 페이지 수가 예상과 같은지. 둘째, 한글 글자가 깨지거나 겹치지 않는지. 셋째, 주민등록번호나 연락처처럼 불필요한 개인정보가 남아 있지 않은지입니다. 수정 가능한 한글 파일까지 함께 요구받았다면 PDF와 원본 형식의 수정본을 각각 구분되는 이름으로 저장해 두면 편합니다.
AI 기능은 필요한 작업에만 붙이기
이음오피스에는 편집기 옆 AI 창도 있습니다. 표 칸 채우기나 문장 다듬기처럼 손이 많이 가는 일을 요청할 수 있고, 바뀐 내용을 확인한 뒤 되돌릴 수도 있습니다. 다만 프로그램이 무료라는 말과 모든 AI 사용이 무제한 무료라는 말은 다릅니다. 공식 안내에 따르면 연결한 서비스의 구독 한도나 무료 한도를 사용하며, 직접 종량제 계정을 선택하면 사용량에 따른 비용이 생깁니다.
문서는 기본적으로 내 컴퓨터에서 열고 저장하며, AI에 작업을 부탁할 때는 요청에 필요한 내용이 연결한 AI 서비스로 전송됩니다. 계약서나 인사 자료처럼 민감한 파일이라면 이 차이를 먼저 생각해야 합니다. 저는 간단한 서식 수정은 직접 처리하고, 여러 칸에 비슷한 내용을 반복해서 넣어야 할 때만 AI 기능을 고려하겠습니다. 파일 하나를 무사히 제출하는 일에는 기능의 수보다 저장 후 다시 열어 확인하는 습관이 더 든든합니다.
