쳇GPT로 문서 초안 빠르게 만드는 방법
얼마 전 회의 메모를 보고용 문서로 옮기는데, 내용보다 문장 순서를 잡는 데 시간이 더 걸렸다. 메모 열두 줄을 쳇GPT에 붙여 넣고 원하는 형식을 알려주니 초안은 금방 나왔다. 다만 날짜 하나가 원문과 다르게 적혀 있었다. 그때부터 저는 쳇GPT를 문서 작성의 첫 단계에 쓰되, 완성본은 원본과 대조하는 방식으로 쓰고 있다.
먼저 원본과 원하는 결과를 구분해 적기
쳇GPT에 ‘이 내용으로 문서 써줘’라고만 하면 그럴듯하지만 용도에 맞지 않는 글이 나오기 쉽다. 받는 사람, 문서의 목적, 분량을 한꺼번에 알려주면 고칠 곳이 줄어든다. 예를 들어 같은 회의 메모라도 팀원에게 보내는 안내문과 상사에게 올리는 보고문은 첫 문장부터 달라야 한다.
저는 요청을 보낼 때 원본 앞에 짧은 지시문을 붙인다. ‘아래는 회의 중 적은 메모야. 팀원에게 보낼 안내문으로 바꿔줘. 결정 사항을 먼저 쓰고, 담당자와 기한은 글머리표로 표시해줘. 메모에 없는 내용은 추가하지 말고 빈칸으로 남겨줘.’ 이 정도면 결과물의 모양이 꽤 분명해진다.
문서를 첨부할 수 있는 환경이라면 파일을 넣어도 되지만, 짧은 메모는 필요한 부분만 복사해 붙이는 편이 빠르다. 파일을 올릴 때도 ‘2쪽의 일정표만 사용’처럼 범위를 지정하면 엉뚱한 부분까지 섞이는 일을 줄일 수 있다. OpenAI의 사용 안내도 목표, 참고할 내용, 출력 형식, 지켜야 할 조건을 요청에 담도록 권한다.
긴 자료는 바로 줄이지 말고 필요한 항목부터 뽑기
10쪽짜리 자료를 ‘짧게 요약해줘’라고 하면 중요한 숫자나 예외 조건이 빠질 수 있다. 먼저 무엇을 찾을지 정해두는 게 낫다. 계약 초안이라면 기간, 비용, 해지 조건을, 행사 안내문이라면 날짜, 장소, 준비물을 우선 뽑는 식이다.
제가 자주 쓰는 요청은 ‘아래 문서에서 날짜, 금액, 담당자, 해야 할 일만 추출해줘. 각 항목 옆에 원문 표현을 함께 적고, 찾을 수 없는 항목은 확인 필요라고 써줘’다. 추출한 내용을 확인한 뒤 ‘이제 이 항목만 사용해서 300자짜리 안내문을 써줘’라고 이어 간다. 한 번에 요약과 문장 다듬기를 시키는 것보다 원문과 비교하기 편하다.
두 파일을 비교할 때도 막연히 ‘차이점 알려줘’라고 묻기보다 비교 기준을 준다. 예를 들어 ‘두 안내문에서 신청 기간, 제출 서류, 문의 방법이 달라진 부분만 표시해줘’라고 적는다. 그러면 바뀐 표현을 모두 읽느라 시간을 쓰지 않고, 실제로 확인할 항목에 집중할 수 있다.
문서 양식은 빈칸을 남긴 초안으로 받기
신청서 안내, 회의록, 업무 인수인계서처럼 구조가 반복되는 문서는 쳇GPT가 특히 편하다. 처음부터 완성된 내용을 요구하기보다 채워 넣을 칸을 만들어 달라고 하면 재사용하기 좋다. ‘회의록 양식을 만들어줘. 안건, 결정 사항, 담당자, 완료 기한, 다음 회의 날짜를 포함하고 각 항목에는 입력 예시를 한 줄씩 붙여줘’처럼 요청하면 된다.
이미 쓰는 문서가 있다면 제목 순서와 표현 방식을 보여주는 것도 방법이다. ‘아래 기존 양식의 제목과 순서는 유지하고, 이번 회의 메모만 해당 칸에 넣어줘. 없는 정보는 추측하지 말고 [확인 필요]로 표시해줘’라고 적는다. 이렇게 해야 빈칸을 그럴듯한 내용으로 채우는 일을 막을 수 있다.
파일 형식은 마지막에 다루는 편이 안전하다. 쳇GPT가 만든 문장을 워드나 한글 문서에 옮긴 뒤 제목, 표, 쪽 나눔을 직접 확인한다. 특히 PDF를 다른 형식으로 옮길 때는 줄바꿈이나 표 위치가 달라질 수 있으니, 내용 확인과 화면 확인을 따로 한다. 문장이 맞아도 서명란이 다음 쪽으로 밀리면 제출용 문서로는 곤란하다.
보내기 전에는 숫자와 빠진 내용을 원본으로 확인하기
초안이 자연스럽다고 바로 보내지는 않는다. 저는 마지막에 날짜, 금액, 이름, 연락처를 원본에서 한 번씩 찾는다. 예를 들어 ‘11월 18일 오후 3시’를 ‘11월 18일까지’로 바꾸면 문장은 매끄러워도 의미가 달라진다. 표에 있는 숫자를 문장으로 옮겼다면 단위가 원인지 만 원인지도 확인해야 한다.
검토를 도와달라고 할 때는 ‘이 문서에서 원본으로 확인해야 할 숫자와 고유명사를 목록으로 뽑아줘. 원본에 없는 주장도 표시해줘’라고 요청한다. 검토 목록을 만드는 데는 쓸 만하지만, 맞고 틀림을 판정하는 기준은 여전히 원본이다. 공식 양식이나 제출 조건처럼 바뀔 수 있는 내용도 해당 기관의 최신 안내와 대조한다.
개인정보가 들어간 문서는 이름, 전화번호, 계좌번호처럼 작업에 필요 없는 부분을 가리고 넣는다. 거래처명이나 내부 금액도 공유 범위를 먼저 확인한다. 쳇GPT에 넣을 자료를 고르는 몇 분이 나중에 문서를 다시 고치는 시간보다 아까울 이유는 없다.
제게 가장 잘 맞는 순서는 원본에서 필요한 내용 추출하기, 목적에 맞는 초안 만들기, 원본과 대조하기다. 쳇GPT가 문장을 빨리 만들어주는 만큼, 사람은 무엇을 남기고 무엇을 확인할지 더 분명하게 정할 수 있다.
