워드 목차 추가하는법 제목부터 차근차근
얼마 전 20쪽짜리 안내문을 손보는데, 제목을 하나 추가할 때마다 목차의 페이지 번호를 다시 적고 있더라고요. 워드에서는 제목에 스타일을 적용해 두면 목차를 자동으로 만들 수 있습니다. 처음에 제목 단계를 잡는 데 몇 분만 쓰면, 문서가 바뀐 뒤에도 훨씬 편합니다.
목차에 넣을 제목부터 지정하기
워드의 자동 목차는 글씨가 크거나 굵은 문장을 찾아 만드는 방식이 아닙니다. 문단에 적용된 ‘제목 1’, ‘제목 2’ 같은 스타일을 읽습니다. 그래서 본문 제목을 눈에 띄게 꾸며 놓았어도 스타일이 ‘표준’이라면 목차에서 빠질 수 있습니다.
먼저 목차에 표시할 큰 항목을 클릭하고 상단의 ‘홈’ 탭에서 ‘스타일’ 목록을 찾습니다. 큰 항목에는 ‘제목 1’, 그 아래 항목에는 ‘제목 2’를 적용하면 됩니다. 예를 들어 ‘신청 절차’가 제목 1이라면 ‘서류 준비’와 ‘제출 방법’은 제목 2로 두는 식입니다. 더 작은 항목이 꼭 필요할 때만 제목 3을 쓰면 목차가 지나치게 길어지지 않습니다.
제목 하나를 꾸미려고 글자 크기만 바꾸는 습관이 있다면 여기서 잠깐 확인하세요. 문장 안에 커서를 놓았을 때 스타일 목록에서 해당 제목 스타일이 선택되어 있어야 합니다. 스타일을 적용한 뒤 글꼴이나 색이 마음에 들지 않으면 스타일의 서식을 조정할 수 있습니다. 목차 때문에 문서 전체 디자인을 포기할 필요는 없습니다.
참조 탭에서 자동 목차 넣기
제목 스타일을 지정했다면 목차를 놓을 위치를 클릭합니다. 보통 표지 다음, 본문이 시작되기 전입니다. 새 페이지에서 시작하고 싶다면 먼저 페이지 나누기를 넣어 두면 위치가 덜 흔들립니다. 그런 다음 상단 ‘참조’ 탭에서 ‘목차’를 누르고 ‘자동 목차’ 양식 가운데 하나를 선택합니다. 워드가 제목의 순서와 현재 페이지 번호를 읽어 목차를 채웁니다.
여기서 ‘수동 목차’를 고르면 모양은 비슷해도 항목을 직접 입력해야 합니다. 제목을 고치거나 페이지가 밀렸을 때 다시 손볼 일이 생기니, 계속 수정할 문서라면 자동 목차가 편합니다. Microsoft의 워드 안내에서도 수동 목차는 제목을 이용한 자동 갱신 대상이 아니라고 설명합니다.
목차를 넣은 직후에는 실제 본문 제목과 순서를 한 번 비교해 보세요. 예를 들어 보고서에 큰 항목이 6개인데 목차에는 5개만 보인다면, 빠진 제목의 스타일을 확인하는 게 가장 빠릅니다. 반대로 본문 문장이 목차에 끼어들었다면 그 문단에 제목 스타일이 잘못 적용됐을 가능성이 큽니다.
제목이나 페이지가 바뀌었을 때 갱신하기
자동 목차라고 해서 편집할 때마다 화면의 숫자가 즉시 바뀌는 것은 아닙니다. 목차 안을 클릭해 ‘목차 업데이트’를 누르거나 목차를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해 ‘필드 업데이트’를 선택합니다. 메뉴 이름은 워드 버전에 따라 조금 다르게 보일 수 있습니다.
이때 두 가지 선택지가 나옵니다. 본문 내용만 늘어나 제목이 다른 페이지로 밀렸다면 ‘페이지 번호만 업데이트’로 충분합니다. 제목을 새로 넣거나 이름을 바꾸고, 제목 1을 제목 2로 바꿨다면 ‘전체 목차 업데이트’를 선택하세요. 어느 쪽인지 헷갈리면 전체를 갱신해도 됩니다.
제가 자주 보는 실수는 목차의 글자를 직접 고치는 것입니다. 당장은 맞아 보여도 다음에 전체 목차를 갱신하면 본문 제목을 기준으로 다시 만들어집니다. 항목 이름을 바꾸려면 목차가 아니라 본문의 제목을 먼저 수정하세요. 페이지 번호도 마찬가지로 직접 입력하지 않는 편이 안전합니다.
목차가 비거나 모양이 어색할 때
목차가 비어 있거나 일부 항목만 보이면 누락된 문단을 클릭해 ‘홈’ 탭의 스타일을 확인합니다. ‘표준’으로 되어 있다면 알맞은 제목 스타일을 적용한 뒤 전체 목차를 갱신하면 됩니다. 제목 단계가 뒤죽박죽이라면 제목 1 아래에 제목 3이 바로 들어간 곳은 없는지도 살펴보세요. 항목의 들여쓰기가 예상과 다를 때 흔한 원인입니다.
목차가 너무 길다면 모든 소제목을 담으려 했는지 확인해 보세요. 예를 들어 15쪽짜리 문서에 제목 3까지 넣었더니 목차가 두 쪽을 차지할 수 있습니다. 독자가 위치를 찾는 데 필요한 단계까지만 보여 주면 오히려 읽기 편합니다. 목차 메뉴의 사용자 지정 항목에서는 표시할 제목 수준과 페이지 번호 표시 방식도 조정할 수 있습니다.
문서를 다 쓴 뒤에는 목차 전체를 한 번 갱신하고, 첫 항목과 마지막 항목의 페이지 번호를 실제 위치와 대조합니다. PDF로 내보낼 계획이라면 내보낸 파일에서도 목차가 보기 좋게 놓였는지 확인하세요. 저는 긴 문서를 받을 때 목차가 정확하면 필요한 부분을 찾는 시간이 확 줄어듭니다. 그래서 본문을 다듬는 만큼 제목 스타일과 마지막 갱신에도 신경 쓰게 됩니다.
