엑셀 조건부서식 색 원하는 기준으로 바꾸는 방법
얼마 전 파일 처리 현황표에서 마감일이 지난 항목만 빨갛게 표시하려는데, 셀 하나씩 색을 칠하다가 상태가 바뀔 때마다 다시 고쳐야 한다는 걸 깨달았습니다. 이런 표에는 엑셀 조건부서식 색을 쓰는 편이 훨씬 편합니다. 기준을 한 번 정하면 값이 달라질 때 색도 따라 바뀌니까요. 다만 색을 어디에 적용할지, 어떤 값을 검사할지를 처음에 구분해야 원하는 결과가 나옵니다.
숫자에 따라 셀 색을 바꾸는 가장 빠른 방법
예를 들어 B2부터 B31까지 작업 진행률이 숫자로 입력돼 있고, 50 미만인 셀을 노란색으로 표시한다고 해볼게요. 먼저 B2:B31을 선택합니다. 그런 다음 홈 탭에서 조건부 서식, 셀 강조 규칙, 보다 작음을 차례로 누릅니다. 기준값에 50을 넣고 원하는 색을 고르면 됩니다. 진행률을 0부터 100까지의 숫자로 적은 표라면 이 설정만으로 바로 작동합니다.
여기서 의외로 많이 막히는 부분이 백분율입니다. 셀에 45%가 보인다면 엑셀은 보통 그 값을 0.45로 저장합니다. 이때 기준값 50을 넣으면 거의 모든 셀이 조건에 맞습니다. 50% 미만을 찾으려면 기준값에도 50% 또는 0.5를 입력해야 합니다. 화면에 보이는 모양보다 실제 저장된 값을 기준으로 규칙이 계산된다는 뜻입니다.
기본 목록의 색이 마음에 들지 않으면 같은 창의 사용자 지정 서식에서 채우기 색과 글꼴 색을 직접 고를 수 있습니다. 연한 노랑 바탕에 짙은 글씨처럼 대비를 주면 흑백 인쇄나 화면 공유에서도 읽기 수월합니다. 색만 보고 의미를 짐작하게 만들기보다 표 머리글에도 ‘50% 미만 확인’처럼 기준을 적어두면 다른 사람이 파일을 받아도 이해하기 쉽습니다.
상태가 ‘미완료’일 때 행 전체에 색 넣기
셀 하나가 아니라 해당 작업의 행 전체를 칠해야 할 때는 수식 규칙이 편합니다. A열에 파일명, B열에 담당자, C열에 상태, D열에 마감일이 있고 데이터가 2행부터 101행까지 있다고 가정하겠습니다. A2:D101을 먼저 선택한 뒤 홈, 조건부 서식, 새 규칙으로 들어갑니다. ‘수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정’을 고르고 수식 칸에 =$C2="미완료"를 입력하세요. 이어서 서식의 채우기 탭에서 색을 선택합니다.
수식의 $C는 검사할 열을 C열에 고정한다는 뜻이고, 뒤의 2에는 $를 붙이지 않아 행마다 C2, C3, C4를 차례로 확인하게 합니다. 그래서 C7이 미완료라면 A7부터 D7까지 같은 색이 들어갑니다. 수식에 =$C$2="미완료"라고 쓰면 모든 행이 C2만 확인하므로 일부 행만 칠하려던 의도와 달라집니다. 행 전체 규칙이 어긋날 때 가장 먼저 볼 부분입니다.
상태가 ‘완료’인 행을 초록색으로 표시하고 싶다면 같은 범위에 =$C2="완료" 규칙을 하나 더 만들면 됩니다. 상태 이름은 셀에 입력한 글자와 정확히 맞춰야 합니다. 겉으로는 ‘완료’처럼 보여도 뒤에 공백이 붙어 있으면 일치하지 않을 수 있으니, 색이 빠진 행이 있다면 상태 셀을 한 번 확인하는 게 빠릅니다.
값의 크기를 한눈에 보고 싶다면 색조 쓰기
매출이나 파일 용량처럼 숫자의 높낮이를 비교할 때는 특정 값 하나를 기준으로 나누는 것보다 색조가 읽기 좋습니다. 숫자 범위를 선택하고 홈, 조건부 서식, 색조에서 두 가지 색 또는 세 가지 색 조합을 고르면 작은 값과 큰 값 사이에 색이 단계적으로 들어갑니다. 30개 파일의 용량을 비교한다면 큰 파일이 어디에 몰려 있는지 빠르게 보입니다.
다만 색조는 선택한 범위 안에서 상대적인 크기를 보여줍니다. 데이터가 추가되면 같은 숫자의 색 농도도 달라질 수 있어요. 예컨대 100MB가 현재는 가장 큰 값이어도 1GB 파일이 들어오면 100MB의 색이 옅어질 수 있습니다. ‘100MB 이상은 무조건 빨강’처럼 고정 기준이 필요하다면 색조 대신 셀 강조 규칙의 ‘크거나 같음’을 쓰는 편이 맞습니다.
색이 안 바뀌거나 예상과 다르게 보일 때
먼저 색이 들어가지 않은 셀을 클릭하고 홈, 조건부 서식, 규칙 관리를 엽니다. ‘적용 대상’이 원하는 범위를 포함하는지 확인하세요. 처음에 B2:B31만 선택해 규칙을 만들었다면 B32에 새로 입력한 값에는 적용되지 않습니다. 데이터를 자주 추가하는 표라면 적용 범위를 넉넉히 잡거나 엑셀 표 기능을 함께 쓰는 편이 관리하기 쉽습니다.
다음으로 규칙이 여러 개 겹쳐 있는지 봅니다. 엑셀에서는 같은 셀에 조건부서식 규칙이 여러 개 걸릴 수 있고, 충돌하는 서식은 규칙 관리 창의 우선순위에 영향을 받습니다. 복사와 붙여넣기를 반복한 파일이라면 비슷한 규칙이 여러 개 생겼을 수도 있습니다. 규칙 관리에서 표시 범위를 ‘현재 선택 영역’에서 ‘이 워크시트’로 바꾸면 숨어 있던 규칙을 찾기 편합니다. Microsoft의 엑셀 안내에서도 규칙의 적용 범위와 우선순위를 이 창에서 확인하도록 설명합니다.
숫자인 줄 알았던 값이 텍스트로 저장된 경우도 흔합니다. 특히 다른 프로그램에서 가져온 목록은 숫자 왼쪽에 작은 따옴표가 붙어 있거나 공백이 섞여 있을 수 있습니다. 같은 열의 정상 셀과 값 형식을 비교하고, 필요하면 숫자로 변환한 뒤 색이 바뀌는지 확인하세요. 직접 칠한 셀 색이 사라진 것처럼 보인다면 조건부서식이 수동으로 지정한 채우기보다 우선 표시되고 있을 가능성도 있습니다.
저는 새 규칙을 만들 때 먼저 데이터 두세 줄에 시험해 봅니다. 기준값 바로 아래와 위, 빈 셀, 새로 추가할 행까지 확인하면 나중에 표 전체를 다시 손볼 일이 확 줄어듭니다. 색을 예쁘게 고르는 것보다 어떤 셀을 검사하고 어디까지 칠할지 정확히 정하는 일이 실제로는 더 중요했습니다.
